Approche générationnelle dans l’utilisation et l’appropriation d’un SIRH

Martin Louis Dit Picard

Martin Louis Dit Picard

Consultant AMOA SIRH

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Les Directions des Ressources Humaines ont évolué au fil des décennies, tant dans la diversité des missions qui leurs sont attribuées que dans le rôle stratégique qu’elles jouent.  Pour faire face à ces enjeux, les entreprises se sont munies de SIRH afin de traiter rapidement et efficacement l’accumulation des données. Le SIRH permet, entre autres, un contrôle et une gestion des données RH, chose qui est perçue par 52% des décideurs SIRH et RH comme un enjeu stratégique pour l’entreprise (CEGID, 2019).

La finalité du SIRH est d’avoir un outil de gestion stratégique permettant aux différents collaborateurs de la firme de pouvoir devenir eux-mêmes des acteurs RH de l’organisation. Cette notion de ‘Ressources humaines partagées’ vise, entre autres, les collaborateurs qui ne font pas partie des RH et qui ont besoin d’un outil de gestion et de suivi.

Aujourd’hui, nous retrouvons principalement 3 générations dans l’entreprise : les digital natives (nés approximativement entre 1980 et 2000), la Génération X (nés approximativement entre 1965 et 1980) et les baby-boomers (nés approximativement entre 1955 et 1965).

Nous pouvons deviner inconsciemment une différence d’utilisation, d’appropriation et de résistance au changement face au SIRH en fonction des individus. Des travaux d’E. Baudoin, menés en 2015, ont pourtant démontré que l’âge seul n’avait pas d’incidence sur l’utilisation et l’appropriation vis-vis des outils numériques en entreprise. En d’autres termes, ce n’est pas parce que l’on est à l’aise avec les réseaux sociaux que nous le sommes avec les NTIC, le codage, les ERP… Nous ne pouvons pas parler véritablement de différence générationnelle. Nous pouvons néanmoins deviner un niveau de sensibilité différent selon les générations et même selon les individus composant une même génération.

Le but de cet article est de vous présenter des solutions afin de maximiser l’utilisation et l’adoption d’un SIRH par vos collaborateurs (ou votre population cible) et de vous adapter en fonction de leur degré de sensibilité.

FORMATION À L’OUTIL SIRH ET À L’INFORMATIQUE

Cela peut vous sembler évident mais c’est le B-A-BA : former à l’outil SIRH assurera à vos populations cibles une meilleure compréhension des mécaniques du SIRH et de ses processus. Chez I-RH Partner, nous prenons en compte deux axes fondamentaux dans la conception des formations : les niveaux d’appropriations et la population cible qui va être formée. Effectivement, vous ne délivrerez pas les mêmes formations à vos RH qu’à vos managers, qu’à vos administrateurs etc. et les ateliers que vous animerez devront être plus ou moins détaillés selon les degrés de connaissances et de facilités sur les supports numériques de chacun.

Gardez également à l’esprit que certains de vos collaborateurs n’ont peut-être jamais reçu de formation d’informatique général et ne sont pas à l’aise avec le travail sur ordinateur notamment lorsqu’un nouvel outil leur est imposé. Pensez donc à proposer ce type de formation, vous serez peut-être surpris du nombre de volontaires !

Réfléchissez également à comment dispenser vos formations et par qui :

  • Formation en présentiel: assurez-vous d’avoir une salle assez grande pour l’ensemble des participants ainsi qu’un écran et la connectivité appropriée. Pensez à des ateliers ou des exercices pratiques pour impliquer les participants et les familiariser avec l’outil. Attention à ne pas avoir trop de participants en une seule session de formation : un maximum de 10 personnes garantit la qualité de la formation ainsi que sa durée.
  • Formation à distance: les formations en distanciel sont généralement moins participatives que celles dispensées en présentiel. Assurez-vous que les participants soient bien réceptifs et qu’ils ont compris en leur demandant par exemple de partager leur écran afin de montrer un process complet. Vous pouvez également enregistrer ces formations en ligne afin de pouvoir les garder comme futur support de formation et d’information pour d’autres utilisateurs.
La formation
  • Formation par une personne de l’équipe projet qui maîtrise les process de l’outil : un consultant ou une personne interne à l’entreprise travaillant sur le projet peut vous délivrer la formation. Vous vous assurez ainsi d’une formation avec une connaissance complète du système configuré pour votre entreprise et avec vos propres process métiers.
  • Formation en cascade: Après avoir été formés, vos RH, vos managers ou vos administrateurs (en fonction des populations formées) peuvent eux-mêmes délivrer la formation aux autres membres de l’entreprise. Il est important que ces « collaborateurs-formateurs » aient bien suivi leur propre formation afin de pouvoir répondre aux questions de leurs collègues.

NOTION DE CHANGEMENT ET ACCOMPAGNEMENT

Adopter un nouvel outil bouscule les habitudes de travail des collaborateurs. Certains s’y adaptent sans problème, d’autres ont plus de difficultés à faire la transition, c’est pourquoi la notion de changement, plus particulièrement d’accompagnement au changement est primordiale. Chez I-RH Partner, nous avons développé une réelle expertise en accompagnant nos clients sur de nombreux projets de Change Management. Vous pouvez retrouver la liste sur notre site internet I-RH Partner.

Si vos collaborateurs ne bénéficient pas d’un accompagnement lors de la mise en route du SIRH dans leur entreprise, peu importe l’âge, les collaborateurs n’adhérerons pas ou que très peu à l’outil. Pour éviter cela, il faut communiquer ! Formations, brochures, FAQs, guides d’utilisateurs, « personnes ressources » … les supports sont nombreux et ceux-ci doivent être détaillé au maximum afin de rendre les processus et les objectifs clairs pour tous. Le but est de démontrer la valeur ajoutée du nouvel outil, ses avantages et les bienfaits pour l’entreprise mais surtout pour les collaborateurs eux-mêmes afin qu’ils s’habituent à leur nouvel environnement de travail.

UTILISATION PERSONNELLE DES TECHNOLOGIES

Vous pouvez scinder votre entreprise en trois générations de collaborateurs : les digital natives, la Génération X et les baby-boomers. Leur utilisation quotidienne des technologies numériques sont disparates. Attention ! Il ne faut pas pour autant faire de raccourcis hâtifs en pensant que tous les digital natives sont à l’aise avec les technologies numériques et passent leurs journées sur les réseaux sociaux toute la journée tandis que les baby-boomers ne le sont pas du tout, cela serait un raccourci dangereux et surtout faux.

Il a pourtant été démontré dans de nombreuses études que les digital natives passent beaucoup de temps sur des plateformes, sites, réseaux divers et variés, et ce depuis leur plus jeune âge. Cela les forme inconsciemment à naviguer entre plusieurs interfaces, systèmes, canaux de communication.

Les collaborateurs les plus expérimentés utilisent, de manière générale, moins d’outils numériques différents à des fins personnelles. C’est un élément à prendre en compte lors des formations et de la création des supports d’accompagnements au changement.

Les éditeurs de logiciels configurent leurs produits de manière à ce que ceux-ci soient ergonomiques et intuitifs pour le plus grand nombre. Chaque individu est unique, son utilisation également : pensez à prendre le temps d’identifier les individus qui pourraient être intéressés ou auraient besoin de faire la formation d’informatique énoncée dans la première partie.

L'utilisation d'SIRH

VALORISATION PAR L’ENTREPRISE VIA LA CULTURE NUMÉRIQUE

L’implémentation d’un SIRH dans l’entreprise doit relever d’une cohérence avec les pratiques ainsi que la place de la digitalisation dans l’histoire de l’entreprise. Effectivement, le SIRH doit s’intégrer naturellement à l’environnement de travail du collaborateur : il serait hypocrite de la part d’une entreprise d’avoir une stratégie de digitalisation et de rapide nivellement sans passer par plus de recrutement de profils particuliers ou de rachat de moteur de digitalisation interne ou encore de la formation sinon nous créons une dissonance.

UTILISATION DE L’OUTIL

Dernière solution mais non moins importante : pratiquer ! Pour I-RH Partner, la navigation sur l’outil reste le meilleur moyen de se familiariser avec ses spécificités, ses processus et ses raccourcis afin d’être le plus à l’aise possible. Vous pourriez même apprendre des choses que vous n’auriez pas vu en formation et les communiquer à vos collègues afin d’être le plus efficace possible. La maîtrise d’un SIRH est devenue une compétence recherchée aujourd’hui en entreprise et sur le marché du travail.

L'utilisation de l'outil

En conclusion, certes nous retrouvons des individus issus de différentes générations mais les trois nécessitent de l’attention et une adaptation sur tous les leviers, néanmoins il en va de la responsabilité de l’entreprise de donner à ses collaborateurs l’ensembles des outils et des solutions afin de les accompagner et de les mettre dans les meilleures conditions de travail pour adopter définitivement le SIRH.

I-RH Partner est un cabinet spécialisé dans le conseil, l’accompagnement au changement, la formation et le déploiement de SIRH en France et à l’international. N’hésitez pas à prendre contact avec nous pour toute demande d’informations sur nos offres Conseil et AMOA.

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