Comment se préparer à la mise en place du prélèvement de l’impôt à la source ?

La France va prochainement s’aligner sur ses voisins Européens avec la mise en place du prélèvement de l’impôt à la source (PAS), directement sur le salaire. Ce dispositif sera applicable dès Janvier 2019. Et pour ce faire, chaque foyer fiscal se verra attribuer par l’administration fiscale un taux de prélèvement déterminé à partir de leur déclaration

Olivier Indovino

Olivier Indovino

Président de I-RH Partner

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La France va prochainement s’aligner sur ses voisins Européens avec la mise en place du prélèvement de l’impôt à la source (PAS), directement sur le salaire. Ce dispositif sera applicable dès Janvier 2019. Et pour ce faire, chaque foyer fiscal se verra attribuer par l’administration fiscale un taux de prélèvement déterminé à partir de leur déclaration. Les salariés pourront alors choisir un taux neutre (sur la seule base de son salaire) ou individualisé (sur la base du foyer fiscal) toujours via la déclaration fiscale mais aucune information ne sera transmise à l’entreprise excepté le taux de prélèvement : l’administration fiscale reste le seul interlocuteur des salariés contribuables. Pour connaitre le taux pour chaque salarié les entreprises pourront soit le récupérer par retour de fichier DSN (mode Machine to Machine) soit se connecter sur le portail www.NetEntreprises.fr. Ensuite, charge à l’entreprise de prélever l’impôt et de le reverser à l’administration fiscale. Si au demeurant la démarche se veut simplificatrice, la mise en place devra prendre en considération de nombreux aspects que la DRH doit prévoir et maîtriser. Les retours d’expériences des 600 sites pilotes devraient encore nous apporter des précisions.

Quels impacts sur la gestion de paie et plus largement sur les ressources humaines ?

La modification des SIRH paie
La charge financière dévolue à la modification des logiciels de paie pour les entreprises a été estimée dans un rapport de l’inspection générale des finances (en savoir plus). Ce coût serait constitué en partie par l’appel à la prestation spécialisée pour mener les chantiers de modification des systèmes et en partie par l’augmentation de la charge de travail pour les équipes de paie. La première partie de ces coûts relatifs à la mise à jour du système devrait être prise en charge par votre éditeur. Nous reviendrons plus loin sur la charge de travail de l’entreprise dans un paragraphe dédié.

La DSN : Heureusement, le travail de transmission a déjà été amorcé avec la DSN (déclaration sociale nominative).
La modernisation des organisations grâce à la mise en place de la DSN facilitera la partie déclarative, puisque l’outil (NetEntreprises.fr) est aujourd’hui maîtrisé par un grand nombre d’entreprises.
Pour mettre en œuvre le prélèvement à la source la DGFIP et le GIP-MDS ont mené des travaux visant à la création de nouvelles rubriques : « Taux de prélèvement à la source » (S21.G00.50.006), « Type du taux de prélèvement à la source » (S21.G00.50.007), « Identifiant du taux de prélèvement à la source » (S21.G00.50.008) et « Montant de prélèvement à la source » (S21.G00.50.009). En cas d’incertitude sur l’imposition des sommes perçues (revenus considérés ou non comme exceptionnels par exemple) la rubrique « Rémunération nette fiscale potentielle » (S21.G00.50.005) devra être renseignée.
A noter que le rythme de transmission est mensuel pour toutes les entreprises sauf les TPE qui adopteront un rythme trimestriel.

Le bulletin de paie : L’ensemble des paramètres de paie va subir des modifications dues à l’ajout de rubriques découlant du prélèvement de l’impôt. De nouvelles informations vont apparaître sur le bulletin de paie à savoir :

  • Le taux, l’assiette et le montant de la retenue à la source opérée au titre du PAS
  • La somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source (à distinguer de la somme effectivement versée au salarié après retenue à la source)

La charge de travail des équipes RH
Le travail de la fonction RH sera non seulement de maîtriser les conséquences du nouveau rôle de tiers payeur de l’entreprise mais aussi d’accompagner ce changement.

Le nouveau rôle du tiers payeur : Nous l’avons évoqué précédemment, l’entreprise se charge exclusivement du calcul et du transfert de l’impôt. Cependant, cela impliquera de former les gestionnaires de paie sur les modalités de mise en place et sur la gestion des cas particuliers et/ou complexes pour les calculs et répondre aux salariés. Les entreprises pourront être amenées à créer des notes d’informations, des notices et procédures internes, mettre en place un support spécifique ou encore renforcer les équipes avec des expertises externes. Il sera probablement utile d’adresser une communication ciblée aux managers qui pourront être confrontés à des négociations salariales plus tendues que par le passé. Pour les services paie, des procédures spécifiques sur les calculs rétroactifs ou l’application d’un taux proportionnel pour les entrées après le 1er janvier 2019 seront nécessaires.
Pour aider les entreprises dans la mise en place du dispositif un kit sera disponible : il décrira les étapes à suivre au cours de l’année 2018 (disponible sur www.prelevementalasource.gouv.fr)

Un nouveau process de gestion de ces anomalies : Dans un second temps, il faudra envisager de gérer de nouvelles anomalies (défaut du process, calcul du montant, …). L’entreprise devra se doter d’un nouveau process de résolution : Pour faire simple, notons que l’origine des anomalies pourra émaner soit du réglementaire de paie soit de l’administration fiscale. Cela pourra impliquer non seulement la nécessité de faire le « tri » mais aussi d’intégrer de nouvelles expertises voire des personnels dédiés. C’est bien une nouvelle expertise à part entière avec ses process, ses contrôles, ses anomalies, ses corrections qu’il faut envisager !

Accompagner le changement : Du point de vue des collaborateurs, il va falloir les préparer à lire leurs bulletins de paie, à savoir un salaire net déjà imputé de l’impôt sur les revenus. Ainsi la communication devra être au cœur des préoccupations pour endiguer la réaction psychologique de rejet : les salariés vont avoir l’impression de gagner moins !
De plus, les entreprises craignent d’être en première ligne pour les réclamations. Pour pallier le risque de mécontentement ou d’incompréhension, l’entreprise devra bien préparer sa communication à l’attention des différents acteurs (Quelles informations données ? Avons-nous l’information ? Où trouver l’information ? A qui devons-nous la dispenser ?). Et tout cela dans le respect de la protection des données.

La bonne maîtrise de la confidentialité des données collaborateurs
Ce qui inquiète principalement les acteurs de l’entreprise au regard du prélèvement à la source reste la confidentialité. En effet, même si aucune donnée personnelle concernant les revenus du foyer n’est transmise à l’entreprise, le taux communiqué pourrait malgré tout indiquer une estimation de valeur. Encore une fois, un travail de communication devra être mis en œuvre pour rassurer les collaborateurs, notamment sur le fait que cette indication ne sera pas considérée dans quelle que décision que ce soit (licenciement, augmentation de salaire, évolution professionnelle…) de la vie du salarié. Confidentialité extrêmement nécessaire avec des sanctions éventuelles en cas de non-respect ! Charge à l’entreprise de définir un cadre et une surveillance sur la mise à disposition de l’information et de la sécuriser au maximum.

Cette nouvelle organisation doit être anticipée par les services RH afin d’assurer une transition optimale vers le prélèvement de l’impôt à la source. Outre la mise à jour du système d’information paie, il reste à la charge de l’entreprise des missions d’accompagnement et d’informations permettant de clarifier et de rassurer les collaborateurs sur les impacts économiques, sociaux et psychologiques.

Pour en savoir plus :
1.dsn-solution-technique-pas
2.Entreprises-associations
3.Prelevement-source-impot
4.Depeches
5.Taux-neutre-du-prelevement-a-la-source

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