Soutenir les télétravailleurs : “Best Practices” et outils digitaux

Luc Pansu

Luc Pansu

Consultant AMOA SIRH

Dans la première partie de cet article, nous avons vu comment la pandémie du Covid 19 s’accompagne de nombreux débats et marque peut-être l’avènement d’une pratique de télétravail généralisée et durable. I-RH Partner vous propose désormais un set de best practices dans un contexte de télétravail généralisé et comment les SIRH pourraient être au cœur d’une nouvelle expérience employé pour les télétravailleurs.

Contexte
En 2017, selon le ministère du travail, 3 % des employés s’adonnaient à la pratique du télétravail au moins une fois par semaine. Durant les 55 jours de confinement de mars à mai ; plus de 5 millions d’employés ont assumé leurs fonctions depuis leurs domiciles (Libération, 2020) soit environ 27 % de la population active.

1-   Les Best Practices pour les télétravailleurs

  • Fixer des Objectifs :

    Lorsque l’on travaille depuis son domicile, il est très facile en effet de passer d’un moment de travail à un moment impliquant la sphère privée et ainsi de se perdre dans son temps de travail effectif. Fixer avant le début de chaque journée, les objectifs et si possible la plage horaire sur laquelle vous pensez pouvoir les accomplir. C’est un moyen de cadrer son temps de travail à la maison. Il est par ailleurs conseillé d’adopter un rythme de travail régulier voire de conserver le rythme que vous aviez en présentiel.

  • Établir des barrières :

    De manière similaire, des éléments appartenant à la sphère privée peuvent venir interrompre ou perturber le travailleur. C’est le cas de la télévision voire de certains membres de la famille mais évidemment des mobiles personnels ou des réseaux sociaux. Il existe toutefois des applications telles que Off-time qui sont disponibles pour limiter leurs usages et promouvoir une ‘digital detox’. Il appartient donc à chacun de tenter de se couper de ces sources de distraction pour conserver son efficacité et se concentrer sur la sphère professionnelle.

  • Créer un espace de travail :

    Il est également encouragé (si possible) d’identifier une pièce de votre domicile, dédiée au télétravail. Il est important en effet de séparer de manière spatiale les deux sphères pour éviter l’entrecoupement des frontières.

  • Établir des ‘sas de décompression’ :

    Le but étant de remplacer les 2h de métro, très efficace en la matière ! Cela peut également être un moyen efficace pour clôturer une journée de travail. Le sport ou un rituel quotidien comme prendre une tasse de café en silence pendant quelques minutes peut permettre de séparer psychologiquement les deux sphères.

  • Ranger son matériel de bureau voire même placer son ordinateur dans un tiroir jusqu’au lendemain peut aussi apparaître comme un symbole fort permettant de profiter d’un temps de repos bénéfique. Après une certaine heure, il est important de faire de même avec son mobile professionnel.

  • Pratiquer une activité physique peut s’avérer essentiel et contribuer à limiter la sédentarité, une des caractéristiques néfastes associées au télétravail.

  • Maintenir un lien social est également indispensable. Les outils qui simplifient la communication entre collaborateurs aujourd’hui sont nombreux. On notera toutefois l’importance d’établir des moments d’échanges plus informels. Ainsi, des « virtual coffee break », des lunchs ou des « afterworks » peuvent être organisés pour compenser le manque d’interactions informelles au cours d’une journée.

  • Conserver une hygiène de vie adéquate et garder le contrôle sur de potentiels addictions. En effet, l’institut de sondage Odoxa (2020) a réalisé une enquête auprès des télétravailleurs et 56% indiquent penser que le télétravail généralisé présente des risques nocifs pour la santé. La consommation de tabac, l’alcool et d’autres substances peuvent en effet croître pendant certaines périodes.

best practices pour les télétravailleurs

2 – Les SIRH au cœur d’une nouvelle expérience employé pour les télétravailleurs

Bien sûr ; la conversion exercée sous l’effet du COVID 19 fut permise grâce à de nombreuses années de travail et d’évolution digitale impactant favorablement le monde du travail. Les SIRH ont également contribué à cette conversion et l’ont rendu possible.

Aujourd’hui, accéder à ses bulletins de paie, recruter un collaborateur à distance, suivre son temps de travail ou suivre des formations en ligne peut être facilement exercé grâce au SIRH, même en période de télétravail.

Le digital présente indéniablement des solutions applicables aux fonctions RH et pouvant s’avérer particulièrement utile pour les télétravailleurs. On peut citer par exemple :

La gestion des temps :

Un suivi de la gestion du temps de travail est possible avec de nombreuses solutions GTA pouvant opérer à distance. D’après Yasmine Belho (myrhline, 2019), il a été « constaté que mettre en place ce type de logiciel permettait aux collaborateurs une souplesse » offrant davantage de flexibilité et de liberté dans la manière de travailler. C’est définitivement le cas pour les télétravailleurs.

Une majorité de systèmes d’information RH permettent également par exemple de pousser une notification à un collaborateur suggérant une pause suite à une période de connexion continue importante. 

L’intelligence artificielle s’invite même sur cette thématique avec SmarterTime proposant une solution visant à explorer une meilleure gestion de son temps et pouvant offrir des conseils pour améliorer son équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Communication & feedback au service du « well-being » :

Pour résoudre les challenges apportés par la distance et un manque de relations sociales, des solutions de communication favorisant la collaboration existent comme YammerOracle Beehive ou SAP JAM par exemple.

L’éditeur allemand propose par ailleurs son module SuccessFactors Work-Life permettant de promouvoir le bien-être des collaborateurs au travail. Un module encore peu utilisé (bien que lauréat du prix HR Innovation Award en 2018) mais dont le contexte pourrait en favoriser l’essor (Gavdi Group, 2019). Le feedback et le suivi du bien-être du travailleur est ainsi facilité. Ce type de solutions pourrait être adopté de manière à relayer, analyser et mettre en place opérationnellement des campagnes de bien-être au travail. Une telle solution semble de fait particulièrement intéressante dans des phases de télétravail prolongées.

Quelques éditeurs SIRH, développant une offre à destination des PME / ETI, ont d’ailleurs commencé à proposer des modules en lien avec la qualité de vie au travail. On parle parfois désormais de logiciels QVT. C’est le cas notamment de Lucca ou d’Eurecia avec des modules « bien-être ». Ces éditeurs offrent des solutions visant à détecter et suivre l’état de bien-être des collaborateurs et permettent sensibilisation et dialogue autour de la qualité de vie au travail. D’autres logiciels et applications (ex : Icare, Wittyfit, Bleexo) proposent notamment des moyens de réaliser des enquêtes QVT et des baromètres sociaux très facilement ainsi que le suivi de l’engagement collaborateur. Dans un contexte de télétravail massif ; des campagnes pourraient par exemple être réalisées pour suivre l’état d’esprit des équipes et éventuellement proposer des solutions ou supports divers en adéquation.

L’Human Experience Management au cœur du futur SIRH :

En effet si des solutions existent déjà il advient ‘in fine’ aux personnels RH d’élaborer des campagnes de suivies et de promotion du bien-être des collaborateurs via ces outils et de se concentrer sur ces sujets du « future of work ». Nul doute aujourd’hui que nous trouverons à l’avenir parmi les offres des géants du SaaS HCM un essor de l’Human Experience Management ; une nouvelle tendance dont le bien-être au travail et l’expérience collaborateur feront largement partie prenante. Il reste encore toutefois beaucoup à inventer sur ce sujet afin d’adapter les offres à l’évolution de nos manières de travailler.

best practices

Conclusion 

Dans un monde du travail en mutation suite à la crise du Coronavirus, certains sujets RH requièrent ’innovation et l’attention des personnels RH. C’est le cas notamment du télétravail et des challenges qui l’accompagnent ; comme expérimenté par des millions de travailleurs en cette année 2020. 

Les annonces chocs d’entreprises tels Twitter ou Microsoft offrant la possibilité d’un télétravail permanent pour leurs employés ainsi que l’incertitude liée à de nombreux sujets (écologie, démographique, sanitaire) soulignent une tendance grandissante en faveur de l’expansion du télétravail. Des solutions informatiques sont déjà disponibles pour supporter vos projets et accompagner les collaborateurs vers cette nouvelle ère du travail.

Le cabinet I-RH Partner et l’ensemble des collaborateurs se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans vos projets de transformation de la fonction RH. Qu’il s’agisse d’études d’opportunités ; d’audit, d’aide au choix ou d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour le déploiement de solutions ; n’hésitez pas à nous contacter et à nous faire part de votre projet.

N’hésitez pas à nous rejoindre sur les réseaux ! 

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